打合せの方法は対面と電話とメールの3種類があるのだけれど

仕事の打合せ、説明、問い合わせなどのやり取りの方法は、現状で3種類になります。

（Zoomなどを使ったネットミーティングは、ここでは外しておきます）

１）同じ場所に居て資料を見たりしながら、対面で話す。

２）電話で話す。

３）メールで伝える。

おそらく、大抵の会社はこの3種類を併用して打合せしていると思います。

社内での打ち合わせにしても、他社との打ち合わせにしても同じです。

新型コロナ対策でテレワーク化が進む中で、この打合せのし方も変えていかなければならない、変えていった方が良さそうと思う場面が増えてきました。

その辺りのことを整理して考えてみたいと思います。

１）対面で話す

FineGraphicsさんによる写真ACからの写真

これが一番古くからある方法で、誰でも最もやりやすい方法だと思います。

説明を聞いて分からないことをその場で確認しやすいということもありますし、「資料のこの部分が・・・」といった説明もしやすいです。

ただし、その場でいろいろ複雑なことを説明されても、疑問点は打合せのあとで実際に作業を始めてから出ることも多いですし、口で説明するよりも資料にちゃんと書いておいてほしいと思うことも少なくありません。

ときには、資料を渡すだけで大した説明がない場合もあります。

また、新型コロナ感染リスクを避けることと、テレワーク化を進めたいということを考えると、減らしていきたい方法ということになります。

そこでZoomなどを使ったネットミーティングという手段も出てきています。

２）電話で話す

ぐっとぴさんによる写真ACからの写真

これもかなり古くからある方法です。

資料はメール・ファックス・郵送などで送るとして、電話で説明したり、問い合わせをしたりというのはよくあることで、相手が電話に出られる状態であれば、すぐに話ができるので非常に便利です。

ただし、問題点もいくつかあります。

相手が席を離れていたり、他の人と電話中のときには、電話しなおさなければなりません。

忙しい仕事をしているときなど、これはけっこうストレスになります。

対面で話すことと共通する部分もありますが、話す内容をよく整理しておかないと、相手に伝わりにくいことがあります。

何を言いたいのかよく分からないときに説明を求めると、同じ話を大きな声で繰り返すだけという人もいます。

人によっては、何を言いたいのかよく分からないとか、早口・声が小さい・機器の不調などで聞き取りにくいこともあります。

急ぎの作業をしているときや、ややこしい作業をしているときなど、電話で作業を中断されたくないことも、よくあることです。

このような問題点を考えると、電話もできれば減らしていきたい方法だと思います。

３）メールで伝える

photoBさんによる写真ACからの写真

対面で話す、電話で話すという方法を減らしたいとなると、残るのはメールです。

メールの場合は、伝えたいことを文章にしなくてはならない、説明に必要な資料をメールに添付できるファイルにしなければならないといった面倒な部分があるので、手っ取り早く打合せしたいと思うと、電話になったり、説明したいから来てとか行きますということになりがちです。

ただし、対面や電話の問題点はメールであれば、ほぼ無くすことができます。

新型コロナ感染リスクはもちろんないですし、テレワークでもメールは問題なくできます。

相手が外出中でも電話中でも、メールを送信しておいて、メールを見られるときに見てもらえばいいです。

作業の切りのいいところでメールを確認すればいいので、作業を中断されることもありません。

話しが伝わりにくいという点も、文章を作っているときに、どう書けば伝わるか考えるようになったり、聞き取りにくいこともないので、伝わりやすくなる可能性が高いです。

打合せの内容が残るのも、あとで確認できるので利点と考えられます。

文章を作ること資料を作ることは、ある程度技術のいることですが、これも一つの仕事上の技術の向上と考えて、習得に努力すべきことでしょう。

これからは、対面や電話の打合せの欠点をよく考えて、できる限りメールへと移行することを考える必要があると思います。

伝わらなくてイライラしながら話すことが多い人は、特によく考えてみてください。