建築積算とデジタルデバイスの研究室

Excelで作った質疑応答書で、計算式を使って質問番号を入れる方法を以前書きました。 Excelで作成した質疑応答書の質問番号の数式 大抵はその方法で事足りるのですが、たまに構造・意匠・設備などにシートを分類して、それぞれ質問番号がS1・S2…、A1・A2…、E1・E2…、といった具合に番号の前に文字を入れるように指定される場合があります。 一瞬「="S"&MAX($B$2:OFFSET($B3,-1,0))+1」みたいに文字と数値を連結させればと考えましたが、これだと全行「S1」になって連番になりません。 文字と数値を連結した時点で、そこは数値じゃなくて文字列になっているので当然です。 ユーザー定義の表示書式を使う このような文字付きの連番を振りたい場合は、ユーザー定義の表示書式を使うと簡単にできます。 １）書式を設定したい範囲を選択して、右クリックして［セルの書式設定］を開きます。 ２）［表示形式］タブを表示して、分類の［ユーザー定義］を表示します。 ３）［種類］の入力欄に「"S"0」と入力します。 数値に何か文字を加えて表示させたい場合は、このように加えた文字をダブルクォーテーション（"）で挟んで入力すればOKです。 「0」はそのセルの数値を整数で表示する形式で、例えば「0.00」とすると小数点以下2桁まで表示できます。 入力した欄の上にサンプルが表示されるので、どのように表示されるか確認できます。 「S」の代わりに「構」や「意匠」などの日本語を使うこともできます。 ４）［OK］ボタンをクリックして［セルの書式設定］を閉じると、文字付きの連番が完成します。 上の３）のところで、文字をダブルクォーテーションで挟まないで「A0」としても、実はExcelが判定して「A1・A2…」と表示してくれます。 ただし、「S0」ではダメで、ダブルクォーテーションで挟まないといけません。 これは、「S」が秒数を表示る記号として使われているからで、他にも年数の「Y」や月の「M」なども同じで、ダブルクォーテーションで挟まないといけません。

前回記事 では、Excel版質問書の英数・記号・カタカナを全角または半角に統一する方法を書きましたが、今回はWord版質問書の場合です。 Wordの場合は「文字種の変換」という機能で簡単に統一することができます。 １）質問書を開いて、全角または半角に統一したい範囲を選択します。 ２）［ホーム］タブの［フォント］グループにある［文字種の変換］アイコンをクリックします。 ３）［文字種の変換］メニューの中の［半角］または［全角］をクリックします。 例として用意したファイルは英数・記号・カタカナが半角になっているので、今回は［全角］をクリックして半角になっている部分をすべて全角に変換します。 ４）下の画像のように、英数・記号・カタカナが全角で統一されました。 例として用意した質問文は英数・記号・カタカナがすべて半角になっていましたが、全角と半角が混在している状態でも、この方法ですべて全角に変換できます。 すべて半角で統一したい場合は、３）のところで［半角］を選択すればOKです。 Excel版より簡単に変換できますね。 やはり文章の加工については、Wordの方が便利にできているようです。

質問書の質問文の中で、カタカナ・アルファベット・数字・記号を使うことがありますが、半角と全角の使い分けが、質問を作った担当者によって統一されないで作られてしまうことがあります。 そういった全角と半角が混在している質問をどちらかに統一する場合に、一つ一つ直していくのは、なかなか大変な作業です。 質問が少ないときはまだいいですが、質問がたくさんある場合は特に大変です。 質問書がExcelで作られている場合は、このような場合でもExcelの関数を使って一気に統一することができます。 英数・記号・カタカナをすべて全角に統一する場合 英数・記号・カタカナの半角が混ざってしまっている質問文を全角に統一する場合は、ExcelのJIS関数を使います。 JIS関数の説明を見ると、「半角の英数カナ文字（1バイト）を、全角の英数カナ（2バイト）に変換します。」と書いてあります。 説明用に英数・記号・カタカナの全角・半角が混ざっている質問書を用意しました。 １）右側の空いている列に「=JIS("質問文のセル番地")」を入力します。 説明用に用意した質問書の例では、"質問文のセル番地"の部分が"D3"になり、「=JIS(D3)」を入力しています。 ２）「=JIS(D3)」を入力して［Enter］キーを押して確定すると、英数・記号・カタカナがすべて全角に変換された文章が表示されます。 ３）「=JIS(D3)」が入力されているセルで［Ctrl］＋［C］キーを同時押ししてコピーし、質問文が入力されている他の行で［Ctrl］＋［V］キー同時押しで貼り付けます。 例では質問文が2つしかありませんが、通常はたくさんあるはずですので、質問文がある行に対応した範囲を［Shift］キーを押しながらすべて選択してから［Ctrl］＋［V］で貼り付ければ、1回でまとめて貼り付けることができます。 ４）すべての行に計算式がコピーできたら、その範囲を選択して、元の質問文が入力されている一番上の行で右クリックして、「貼り付けのオプション」で［値］をクリックします。 普通に［Ctrl］＋［V］で貼り付けてしまうと計算式が貼り付けられるので、「貼り付けのオプション」で［値］を選ぶことで、全角に変換後の質問文を貼り付けているわけで...

積算作業中に設計者などとやり取りをする質疑応答書で、質疑内容の該当部位や範囲などを文章で表現するのが難しい場合に、図面の一部を貼り付けて説明したいことがあります。 質疑応答書に手間は掛けたくないので、できるだけ文章のみで済ませたいというのが前提ではあるのですが、最近はコンピュータ関係の環境が整ってきているので、意外と簡単にそれができてしまいます。 整ってきているコンピュータ関係の環境というのは、以下のとおりです。 １）図面がpdfファイルで渡されることが多い、または、コピー機で簡単にpdf化できる。 ２）pdfファイルの画像に、マーキングしたりコメントを書いたりできるアプリがある。 ３）パソコンの画面を、キャプチャ（撮影）できるアプリがある。 ４）キャプチャした画像に、マーキングできるアプリがある。 ５）質疑応答書が、Microsoft Excel または Microsoft Word で作られていることが多い。 ６）Excel、Wordに画像を読み込む機能がある。 上記の２）～４）のアプリは、すでに使っているものがあれば、それを使えばいいですが、ネット上でいろいろなアプリが見つかると思いますので、好みのものを使えばいいと思います。 おすすめのアプリ ２）pdfにマーキング、コメントを書けるアプリ： PDF-XChange Editor 外国製のアプリで価格は43.50米ドルですが、機能制限のあるフリーソフト版でも十分な機能を備えています。 とりあえずフリーソフト版を試してみて、制限のかかった機能も使いたい場合には有償版を購入といった使い方がいいと思います。 文字・線・図形などの色・太さ・大きさ・透過率などを設定できるので、かなり使い勝手がいいです。 ３）パソコン画面をキャプチャできるソフト： SnapCrab 玄人好みの日本製WebブラウザSleipnirを作っているフェンリルのキャプチャーアプリです。 Windows10に付属しているSnipping Toolでも十分かもしれませんが、キャプチャ範囲の選択方法が分かりやすく、出力先や出力ファイル名をカスタマイズできるなど、便利な機能を備えています。 ４）キャプチャー画像にマーキングできるアプリ：ペイント キャプチャーした画像に直接〇や□で囲みを付けたり、文字を書き込ん...

質疑応答書の質問番号は、数式で設定しておくと、途中で追加や削除をしても連番が維持できて便利です。 では、実際にはどのような数式にすればいいか考えてみます。 上の画像のセルB5に設定する数式を考えます。 　=MAX(B$1:B4)+1 セルB1からB5の最大数値に1を加算する数式です。 B1の1の前に「$」を付けて絶対参照にしてあるので、この数式をコピーして、次の行以降に貼り付けても、B$1は変化しません。 （B4の方は、B5・B6・B7・・・と変化します） このように設定することで、コピー・貼り付けで一気に連番を作ることができます。 この計算式はかなり使えるのですが、質疑応答書を編集していると問題が発生することがあります。 例えば、間に一つ質問を追加したい場合、行を選択して「コピー」→「コピーしたセルの挿入」で行を追加して、質問を加えると思いますが、これが上手くいきません。 挿入した行の計算式が一つ上の行と全く同じになって、同じ番号が２つ続く状態になってしまいます。 挿入した行の一つ下の行も、挿入した行の一つ上までの範囲の最大値を参照してしまいます。 また、行削除を行うと削除した行より下の計算式が、「#REF!」エラーになってしまいます。 これを防ぐために、OFFSET関数を使います。 OFFSET関数は、基準セルから縦と横にいくつずれた位置かでセルを指定するもので、これを使うことで、上のような行挿入・行削除での問題が起きなくなります。 書式は以下のとおり。 　=OFFSET(基準となるセル, 行のずれ, 列のずれ, 行範囲, 列範囲) 実際の計算式（B5セルの計算式）は、このようになります。 　=MAX(B$1:OFFSET(B5,-1,0))+1 一つ上のセル（B4）を表わすのに「OFFSET(B5,-1,0)」としています。 計算式を入力する基準セル（B5）の一つ上のセルなので、行のずれが「-1」、列は同じなので、列のずれが「0」となっています。 OFFSETの引数のうち行範囲と列範囲については、今回の場合は一つのセルを指定する（セル範囲ではない）ので、省略しています。 おそらく、この計算式が最も質問書の番号に適していると思います。