建築積算とデジタルデバイスの研究室

質問回答や設計変更などによって内訳書を訂正するとき、どこがどう変わったか分かるように見え消しで訂正することになります。 従来、この作業は紙に印刷した内訳書に手書きで行って、訂正ページをコピー機でPDFファイル化してメールで送信という手順でした。 ここで、PDF-XChange EditorというPDFファイルにコメントやいろいろな図形を加えることができるアプリがあることを考えると、内訳書をPDFファイルとして出力しておいて、PDFファイル上で見え消し訂正ができそうな気がします。 PDFファイル上で見え消し訂正ができたとすると、内訳書を紙に印刷する必要がないなど、いろいろメリットも見えてきます。 Excelを使った内訳書の場合は、訂正か所の文字やセルの色を変える方法もありますが、PDFファイルで見え消しした方がより分かりやすくできると思います。 PDFファイル上で見え消し訂正するメリット １）紙に印刷しないので、経費と保管場所の削減になる。 ２）テレワークに対応できる。 （従来の紙に手書きだとテレワークでは不可能） ３）同じ訂正が複数か所にある場合、コピーできる。 ４）複数回訂正する場合に、前回の訂正か所のマーキング（四角形で囲むなど）が簡単に消せる。 ５）訂正の文字が薄いとか、汚くて読めないということがない。 PDFファイル上で見え消し訂正の問題点と対策 １）1つのPDFファイルを複数人で開いて編集できてしまうが、保存ができない。 PDFの内訳書を訂正するとすると、社内ネットワーク上の共有フォルダにファイルを置いて、複数の担当者が同じファイルを開いて編集することになります。 順番に一人ずつ編集すれば問題ありませんが、できれば順番を待たずに同時に編集できた方が効率がいいです。 ところが、PDFファイルはその性質上同時に複数の人が見ることができても、編集を加えて保存しようとすると「他の人が編集中のため保存できません」となってしまう問題があります。 これについては、別の記事 共有フォルダのPDFファイルを PDF-XChange Editor で複数人で編集する で書きましたが、対策として1ページ1ファイルになるようにPDFファイルを分割することにします。 ページごとに分割することで、1つのファイルを同時に複数人が開く確率を大幅に

PDF-XChange Editor でPDFファイルにコメントツールを使ってテキストなどを加えたりする場合、共有フォルダで1つのPDFファイルを何人かで同時に作業しようとすると、ファイルを保存するときにエラーが出てしまいます。 A君がPDFファイルを開いているときに、B君が同じPDFファイルを開いてコメントを追加して上書き保存しようとするとエラーになり、このとき先にPDFファイルを開いたA君が上書き保存しようとしても同じようにエラーになります。 他のExcelファイルなどの場合は、A君がファイルを開いているときにB君が同じファイルを開こうとすると、「編集中」などのメッセージが表示され、編集できないことが分かるのですが、PDFファイルの場合は何事もなく開けてしまうので、他の人が編集中かどうかが分かりません。 この対策を考えてみます。 エラーが出たら別のファイル名で保存する 上記のエラーが出たときに、そのエラーメッセージの中にある［名前を付けて保存］ボタンを使って、いったん別のファイル名で保存すれば、とりあえずはエラーを回避できます。 別のファイル名で保存した時点で、元のPDFファイルを開いた状態ではなくなるため、同時に編集していたもう一人の方はエラーなしで上書き保存ができるようになります。 別のファイル名で保存した人は、元のPDFファイルを誰も編集していない状態になったときに、加えたコメントなどをコピー＆貼り付けすることになるのでちょっと面倒ですが、加えたコメントが少ない場合は問題ないでしょう。 編集中はファイル名を変更する PDFファイルを誰かが編集中であることが分かれば、重複してファイルを開くのを回避することができます。 例えば、A君が「○○.pdf」ファイルを編集しようとするときは、先にPDFのファイル名を「A編集中○○.pdf」といった具合に変更してから、PDFファイルを開いて編集するようにします。 編集し終わって上書き保存したら、ファイル名を元の「○○.pdf」に戻します。 こうすれば、共有フォルダのPDFファイルを誰かが編集していることが分かるので、他の人が編集中の場合は、「○○.pdf」のファイル名に戻るのを待って編集すればいいということになります。 ただし、2人がほぼ同時にPDFファイルを編集しようとして、A君がファイル

前回記事： PDF-XChange Editor のコメントツールの種類を増やして便利にしよう で、コメントツールの種類を増やして名前を変更しましたが、その変更した設定を保存しておくことができます。 設定の変更を保存しておけば、パソコンを買い替えたときに、その設定を新しいパソコンに読み込んで使うことができますし、他の人のパソコンに同じ設定を渡すこともできます。 PDF-XChange Editor の設定を保存する １）PDF-XChange Editorを起動します。 エクスプローラーで何か手持ちのPDFファイルを開いてもいいですし、［スタート］メニューで［Tracker Software］の中にある［PDF-XChange Editor］を開いてもいいです。 ２）［ファイル］タブを表示して、［設定を管理］の［設定をエクスポート］をクリックします。 ３）［設定をエクスポート］は、「プログラムオプション」のすべてと「履歴」が選択された状態で開きます。 コメントツールの変更だけであれば、「プログラムオプション」の「共通」と「プリセット」だけ選択すればいいはずですが、たいていの場合、そのまま［OK］ボタンをクリックしても問題ないでしょう。 ４）どこか分かりやすいフォルダを選択して、［保存］ボタンをクリックします。 ファイル名は「PDFXChangeEditorSettings」のままでもいいですし、「PDFXChangeEditor設定」などに変更しても構いません。 以上で、PDF-XChange Editor の設定の保存は完了です。 保存しておいた PDF-XChange Editor の設定ファイルを読み込む 上で書いたPDF-XChange Editor の設定の保存ファイルは、他のパソコンに読み込んだり、何かのトラブルでPDF-XChange Editor の設定が壊れたときに、設定を復旧させるために使うことができます。 やり方は、上の手順の２）で［設定をインポート］を選んで、保存しておいた PDF-XChange Editor の設定ファイルを読み込むだけです。

PDF-XChange Editor の概要は、以前の記事で書きました。 　　⇩ PDFファイルの閲覧とコメント・線・図形を記入できるPDF-XChange Editor 今回は、PDF-XChange Editor のよく使うコメントツールの種類を増やして、より便利に使えるようにしようと思います。 例えば、［図形］ツールの直線部分を右クリックすると、標準で7種類の色の直線が用意されているのが分かります。 この直線ツールでPDFに直線を引く場合、標準で用意されている7種類から選んで線を引き、線の太さや色を変えたいときは、引いた線を右クリックして［プロパティ］を開いて、スタイルで変更することができます。 ただ、毎回［プロパティ］を開いてスタイルで変更するのは、ちょっと面倒です。 PDF-XChange Editor は、標準で用意されている7種類の線を、あらかじめ自分で好きなように増やしておくことができます。 標準の「直線」の名前を変更する 「直線」の種類を増やす前に、標準で用意されている「直線」の名前を変更しておきます。 １）PDF-XChange Editor は、何かPDFファイルを開いた状態じゃないと、コメントツールを選択できないので、何か手持ちのPDFファイルを開きます。 適当なPDFがない場合は、［スタート］メニューで［Tracker Software］の中にある［PDF-XChange Editor Help］を開くといいです。 ２）［図形］ツールの直線を右クリックして、［コメントスタイルパレット］を開きます。 ３）現在のスタイルとして「Red」が選択されていると思います。 右側のスタイルを見ると、実線の1ptということが分かります。 ４）まずは、この「Red」の名前を変更します。 カスタムスタイル欄の「Red」をクリックして、［リネーム］をクリックします。 ５）「Red」を「赤1pt」に変更して、［OK］ボタンをクリックします。 「赤1pt」は「Red1pt」でもいいですし、実線だけでなく破線なども作っておきたい場合は、「赤実線1pt」としておいた方がいいかも知れません。 ６）これで、元の「Red」が「赤1pt」に変更されました。 最終的には他の色も同じように変更しますが、ここでは太さの