PDF-XChange Editor でPDFファイルにコメントツールを使ってテキストなどを加えたりする場合、共有フォルダで1つのPDFファイルを何人かで同時に作業しようとすると、ファイルを保存するときにエラーが出てしまいます。
A君がPDFファイルを開いているときに、B君が同じPDFファイルを開いてコメントを追加して上書き保存しようとするとエラーになり、このとき先にPDFファイルを開いたA君が上書き保存しようとしても同じようにエラーになります。
他のExcelファイルなどの場合は、A君がファイルを開いているときにB君が同じファイルを開こうとすると、「編集中」などのメッセージが表示され、編集できないことが分かるのですが、PDFファイルの場合は何事もなく開けてしまうので、他の人が編集中かどうかが分かりません。
この対策を考えてみます。
エラーが出たら別のファイル名で保存する
上記のエラーが出たときに、そのエラーメッセージの中にある［名前を付けて保存］ボタンを使って、いったん別のファイル名で保存すれば、とりあえずはエラーを回避できます。
別のファイル名で保存した時点で、元のPDFファイルを開いた状態ではなくなるため、同時に編集していたもう一人の方はエラーなしで上書き保存ができるようになります。
別のファイル名で保存した人は、元のPDFファイルを誰も編集していない状態になったときに、加えたコメントなどをコピー＆貼り付けすることになるのでちょっと面倒ですが、加えたコメントが少ない場合は問題ないでしょう。
編集中はファイル名を変更する
PDFファイルを誰かが編集中であることが分かれば、重複してファイルを開くのを回避することができます。
例えば、A君が「○○.pdf」ファイルを編集しようとするときは、先にPDFのファイル名を「A編集中○○.pdf」といった具合に変更してから、PDFファイルを開いて編集するようにします。
編集し終わって上書き保存したら、ファイル名を元の「○○.pdf」に戻します。
こうすれば、共有フォルダのPDFファイルを誰かが編集していることが分かるので、他の人が編集中の場合は、「○○.pdf」のファイル名に戻るのを待って編集すればいいということになります。
ただし、2人がほぼ同時にPDFファイルを編集しようとして、A君がファイル名を変更中に、B君もファイル名を変更しようとした場合は、ちょっとややこしいことになるかも知れません。
二人がほぼ同時にファイル名を変更した場合は、先にファイル名を変更した人のファイル名に一旦変わって、その後次に変更したファイル名に変わるようです。
このようなケースはあまりないとは思いますが、ファイル名を変更したときは、数秒間待ってからファイル名が変わらないことを確認して、編集作業に取り掛かった方がいいでしょう。
編集中は別のフォルダに移動する
編集中であることを他の人に分かるようにするもう一つの方法として、編集中はそのPDFファイルを別のフォルダに移動してしまうという方法もあります。
元のPDFファイルがある共有フォルダの中に［A編集中］フォルダを作ってそこに移動しておくか、各自のパソコンのデスクトップなどに移動してもいいかもしれません。
ただし、これもA君とB君がほぼ同時にファイルを移動してしまう可能性が考えられます。
A君とB君が同時にファイルを移動していた場合、B君の編集が終わって元のフォルダに戻そうとしたとき、A君の編集が先に終わっていたとしたら、元のフォルダに元のPDFファイルが戻っているはずですから、B君の編集か所はA君が編集した元のPDFファイルにコピー＆貼り付けしなければならないことになります。
PDFファイルをページごとに分割する
例えば、内訳書のPDFファイルに、質問回答や設計変更などの変更か所を見え消しで訂正する場合は、内訳書のPDFファイルを1ページずつ分割しておくという方法もあります。
1ページずつ分割しておくことで、1つのファイルをA君とB君が同時に編集する可能性は、かなり低くなります。
さらに、上で書いた編集中にファイル名を変更する、または別のフォルダに移動する方法を併用すると、A君とB君が同時に編集する可能性はほぼゼロになると思います。
内訳書であれば、ページ数は相当に多いはずですから、こういった方法が有効でしょう。
PDFファイルを分割したり、編集が終わったページごとのPDFファイルを再度結合するのは、専用のアプリを使うと簡単です。
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このアプリを使ったPDFファイルの分割・結合方法は、別の記事で書いてみます。
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