質問回答や設計変更などによって内訳書を訂正するとき、どこがどう変わったか分かるように見え消しで訂正することになります。 従来、この作業は紙に印刷した内訳書に手書きで行って、訂正ページをコピー機でPDFファイル化してメールで送信という手順でした。 ここで、PDF-XChange EditorというPDFファイルにコメントやいろいろな図形を加えることができるアプリがあることを考えると、内訳書をPDFファイルとして出力しておいて、PDFファイル上で見え消し訂正ができそうな気がします。 PDFファイル上で見え消し訂正ができたとすると、内訳書を紙に印刷する必要がないなど、いろいろメリットも見えてきます。 Excelを使った内訳書の場合は、訂正か所の文字やセルの色を変える方法もありますが、PDFファイルで見え消しした方がより分かりやすくできると思います。 PDFファイル上で見え消し訂正するメリット １）紙に印刷しないので、経費と保管場所の削減になる。 ２）テレワークに対応できる。 （従来の紙に手書きだとテレワークでは不可能） ３）同じ訂正が複数か所にある場合、コピーできる。 ４）複数回訂正する場合に、前回の訂正か所のマーキング（四角形で囲むなど）が簡単に消せる。 ５）訂正の文字が薄いとか、汚くて読めないということがない。 PDFファイル上で見え消し訂正の問題点と対策 １）1つのPDFファイルを複数人で開いて編集できてしまうが、保存ができない。 PDFの内訳書を訂正するとすると、社内ネットワーク上の共有フォルダにファイルを置いて、複数の担当者が同じファイルを開いて編集することになります。 順番に一人ずつ編集すれば問題ありませんが、できれば順番を待たずに同時に編集できた方が効率がいいです。 ところが、PDFファイルはその性質上同時に複数の人が見ることができても、編集を加えて保存しようとすると「他の人が編集中のため保存できません」となってしまう問題があります。 これについては、別の記事 共有フォルダのPDFファイルを PDF-XChange Editor で複数人で編集する で書きましたが、対策として1ページ1ファイルになるようにPDFファイルを分割することにします。 ページごとに分割することで、1つのファイルを同時に複数人が開く確率を大幅に...
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